Kantor virtual

Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia maya, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki lokasi kantor secara fisik. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara luring. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Tujuan

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Infrastruktur

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

1. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
2. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.
3. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Perkembangan

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan kantor virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor bersama ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau secara informal bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis UKM.

Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan tempat untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan yang tinggi, serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk pekerja lepas, UKM, usaha kecil mikro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya komunitas informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus berkolaborasi dan berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide.

Dengan biaya mulai Rp300 ribuan perbulan orang bisa untuk menyewa nya.

Layanan Kantor Virtual

Layanan Komunikasi Kantor Virtual

• Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan perangkat lunak komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.
• Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
• Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
• Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
• Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

• Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
• Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
• Domisili Gedung untuk pendirian perusahaan
• Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
• Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
• Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
• Live resepsionis virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Pengguna umum Kantor Virtual:

Kantor virtual memudahkan para pengusaha hingga researcher untuk menggunakan jasa kantor tanpa perlu banyak mengeluarkan banyak biaya. Kantor virtualmenjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan yang ingin melakukan market research di suatu wilayah. Perusahaan yang banyak kali menggunakan jasa tersebut sebagai berikut:

• Home Industri barang
• Anak/cabang perusahaan
• Akuntan
• Pengacara
• Hukum Perusahaan
• Katering
• Toko online
• Dokter / Terapis
• Bisnis konsultan
• Mediator / resolusi konflik
• Kamar Dagang
• Senior manajemen
• Real estat
• Perusahaan hipotek
• Broker Saham / perencana keuangan
• Koleksi lembaga
• Jaringan kelompok
• Pelatih / instruktur
• Inkubator
• Infrastruktur

Tips Menyewa Kantor Virtual

• Lokasi - Cari di internet lokasi kantor bersama di pusat bisnis atau dekat rumah Anda. Perhatikan pula tempat parkir, untuk kendaraan bagi pekerja dan klien Anda.
• Harga sewa kantor bersama - Sebelumnya Anda harus teliti harga sewa kantor bersama yang ditawarkan, mengapa tarifnya bisa lebih bersaing satu dengan lainnya.
• Kondisi ruang kerja - Anda harus mempertimbangkan kebutuhan ruang kerja Anda apakah sesuai dengan kebutuhan Anda serta bagaimana interior kantor dan furnitur kantor ergonomis bersama yang tersedia.
• Fasilitas pendukung dan yang diperlukan - Selain dari sisi biaya, Anda juga harus mempertimbangkan biaya-biaya lain seperti tenaga pesuruh kantor, satpam, resepsionis, fax, fotocopy, printer, telepon, besaran KWH listrik & Wifi internet yang disediakan.
• Surat kontrak - Selain empat poin di atas, jangan lupa untuk membuat perjanjian kontrak yang resmi merupakan hal penting untuk kelancaran usaha Anda dalam jangka panjang.

Pertimbangan Lain Sewa Kantor Bersama

Tip sewa kantor bersama di atas merupakan pertimbangan dasar untuk menentukan kantor bersama, selain itu Anda juga harus memperhatikan hal-hal sekunder seperti.

• Networking antar pengguna kantor bersama - Merupakan keharusan bagi dunia bisnis untuk mengembangkan networking untuk pemasaran sehingga saling menguntungkan satu dengan lainnya. Jadi carilah kantor virtual yang memiliki banyak anggotanya.
• Kolaborasi antar pengguna kantor bersama - Mencari peluang untuk saling berkolaborasi antar pengguna kantor virtual dalam bidang pemasaran seperti contoh promosi silang untuk kemajuan usaha Anda.

Analisis SWOT

Untuk mengetahui bagaimana prospek ke depan dari penerapan sistem kantor virtual ini, dilakukan analisis SWOT sederhana yang meneliti bagaimana kekuatan, kelemahan, peluang serta tantangan yang dihadapi. Analisis ini memberi gambaran umum untuk memahami sistem kantor virtual itu sendiri. [Desain interior kantor virtual & penyewaan ruang kantor]

Kekuatan

• Pengurangan biaya untuk sewa kantor, biaya perluasan ruang dan biaya pemeliharaan fisik kantor.
• Pengurangan biaya alat-alat kantor, furnitur kantor, arsip kantor. Komputerisasi cenderung mengarah tanpa kertas.
• Mengurangi hambatan seperti hujan, macet mau pun jarak.

Kelemahan

• Hubungan sosial rendah, bentuk salam dan perintah lebih singkat. Orang berjuang untuk mengikuti kecepatan mesin.
• Semangat kerja rendah, sekali lagi karena kurangnya interaksi sosial sehingga tidak ada umpan balik positif terhadap hasil kerja.
• Kemampuan & pengalaman kerja sebelumnya tidak berlaku & berubah menjadi kemampuan operasional komputer.

Peluang

• Kemajuan Infrastruktur akses internet & jumlah pengguna internet meningkat, sehingga sistem kantor virtual berpeluang untuk berkembang.
• Fasilitas penunjang yang semakin murah seperti gadget, komputer dan koneksi internet makin cepat.
• Lebih banyak dampak positif seperti efektif dan efisiensi pekerjaan kantor, penghematan waktu & jarak, biaya & energi serta produktivitas.

Tantangan - Desain interior kantor virtual & penyewaan ruang kantor

• Masih belum banyak orang yang mengetahui manfaat kantor virtual.
• Permasalahan teknikal seperti listrik dan jaringan internet.
• Kebiasaan bekerja secara fisik & manual sehingga merasa lebih aman dan nyaman, selain ketakutan akan sifat maya.
• Ketidaktersediaan workspace sebagai tempat pertemuan secara fisik.
• Melemahkan rasa kemanusiaan dan sosial, interaksi secara fisik tidak ada, sehingga kepekaan memudar.

Kesimpulan Kantor Virtual

Analisis SWOT memperlihatkan bahwa sistem ini memberikan dampak positif yang sesuai dengan kebutuhan kota-kota besar di Indonesia saat ini dan pada masa yang akan datang. Sistem kantor virtual memiliki peluang besar untuk berkembang lebih luas penggunaannya karena memiliki nilai keuntungan yang lebih signifikan, dibandingkan beberapa kelemahannya.

Sumber

Seminar dan Buku:

• Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005)Yogyakarta, 18 Juni 2005
• McLeod Raymond, Sistem Informasi Manajemen Jilid 2-edisi Bahasa Indonesia, 2001, Prentice Hall.
• W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 1999.