Uraian jabatan

Uraian jabatan atau deskripsi pekerjaan (bahasa Inggris: job description) menurut definisi Bureau of Law and Business Inc. dalam terbitannya berjudul How to Write Job Description-The Easy Way (1982), adalah "Catatan tertulis tentang tugas-tugas, tanggung jawab, serta kualifikasi yang disyaratkan untuk suatu jabatan,atas dasar informasi yang diperoleh dari proses analisis jabatan". Uraian jabatan juga menjabarkan tentang kemampuan, kriteria atau spesifikasi yang diperlukan pada posisi jabatan, juga mencantumkan penanggungjawab atau penyelia maupun bawahan pada posisi jabatan tersebut. Fungsi utama uraian jabatan adalah untuk mengidentifikasi jabatan, memberikan batasan-batasan yang jelas, serta menguraikan cakupan dan isi jabatan tersebut.

Sebelum menyusun deskripsi pekerjaan dilakukan analisis pekerjaan terlebih dahulu. Analisis pekerjaan berfungsi untuk mengetahui apa saja yang menjadi tugas, tanggung jawab hingga kriteria apa saja yang diperlukan pada suatu posisi jabatan yang sedang dianalisis. Masing-masing posisi jabatan dilakukan analisis dengan teliti dan hati-hati, agar penyusunan deskripsi pekerjaan dapat bermanfaat. Penulisan uraian jabatan atau deskripsi pekerjaan biasanya secara naratif, namun seiring perkembangan zaman, deskripsi pekerjaan juga dapat dituliskan secara poin-poin atau berupa daftar pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing posisi jabatan.

Manfaat Uraian Jabatan

Banyak manfaat yang diterima organisasi maupun karyawan saat menerapkan uraian jabatan atau deskripsi pekerjaan yang baik. Berikut adalah manfaat dari uraian jabatan atau deskripsi pekerjaan:

1. Memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-tugas dalam organisasi
2. Membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya
3. Memberikan informasi tentang pengetahuan, pelatihan, pendidikan, dan keterampilan yang dituntut untuk melaksanakan tiap pekerjaan secara lengkap dan objektif
4. Membantu manajemen menganalisis serta menyempurnakan struktur organisasi perusahaan
5. Dapat dijadikan pedoman dalam evaluasi jabatan dan penyusunan struktur gaji

Berikut contoh pemanfaatan uraian jabatan dalam administrasi personalia:

1. Perencanaan tenaga kerja,
2. Rekrutmen dan seleksi,
3. Orientasi dan pengembangan,
4. Struktur upah dan gaji,
5. Penilaian karya.

Unsur-Unsur Uraian Jabatan

Beikut adalah lima unsur dasar yang perlu ada dalam tiap uraian jabatan:

1. Identitas jabatan.

Dalam identitas jabatan, disebutkan nama jabatan yang kemudian akan dijelaskan dan dijabarkan pada kolom atau paragraf selanjutnya.

2. Ringkasan jabatan.

Dalam ringkasan jabatan, akan dijelaskan mengenai apa saja yang akan dilakukan karyawan yang memegang jabatan tersebut, secara menyeluruh.

3. Uraian tugas dan tanggung jawab.

Diuraikan dan dituliskan secara paragraf maupun poin-poin tugas apa saja yang harus dilakukan dan tanggung jawab umum apa saja yang akan dipikul karyawan pada jabatan tersebut.

4. Tanggung jawab terhadap atasan.

Kemudian dijelaskan juga tanggung jawab apa saja yang akan dipikul karyawan terhadap atasan secara spesifik.

5. Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan merupakan syarat-syarat dari karyawan yang menempati jabatan tersebut, sehingga karyawan yang menempati jabatan tersebut sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan.